Différences
Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
| Les deux révisions précédentesRévision précédente | |||
| proc:ressources:documents [2026-06-27 22:22] – supprimée - modification externe (Date inconnue) 127.0.0.1 | proc:ressources:documents [2026-06-27 22:22] (Version actuelle) – ↷ Page déplacée de proc:documents à proc:ressources:documents admin | ||
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| Ligne 1: | Ligne 1: | ||
| + | ====== Gestion documentaire ====== | ||
| + | ===== Principe ===== | ||
| + | <WRAP left round box 80%> | ||
| + | Nous visons à établir une documentation aussi complète que nécessaire pour la bonne gestion et opération de l' | ||
| + | </ | ||
| + | |||
| + | ===== Document ou enregistrement ? ===== | ||
| + | ==== Document ==== | ||
| + | Un **document** est un texte, un fichier, une instruction de travail ou autre qui est établi, approuvé et autorisé (libéré) avant son utilisation. Un document est révisé (mise à jour) de temps en temps selon nécessité. Des exemples typiques sont: | ||
| + | * Processus | ||
| + | * Instructions de travail | ||
| + | * Procédures | ||
| + | * Listes de contrôle (" | ||
| + | * " | ||
| + | * Spécifications, | ||
| + | * Canevas p.ex. pour offres, contrats etc | ||
| + | |||
| + | ==== Enregistrement ==== | ||
| + | Un **enregistrement** est un texte, un fichier, ou autre chose qui est établi (une fois) et qui n'est plus modifié par la suite. De manière générale, un enregistrement fournit //une preuve tangible de la réalisation d'une activité ou des résultats// | ||
| + | * Lettres, e-mail, mémos | ||
| + | * Offres | ||
| + | * Factures et quittances | ||
| + | * Photos, vidéos et images | ||
| + | * Listes de contrôle (" | ||
| + | * Rapports d' | ||
| + | * etc. | ||
| + | |||
| + | ===== Maîtrise ===== | ||
| + | |||
| + | ==== Maîtrise des documents ==== | ||
| + | De manière générale, nos **documents** sont maîtrisés comme suit: | ||
| + | * Ils sont développés par l' | ||
| + | * Ils sont publiés ici, dans la Wiki (que vous êtes en train de lire ;-)). Notre Wiki permet la gestion sécurisée des données sur la base des droits individuels d’accès. | ||
| + | * Ils sont approuvés quant à leur adéquation par une personne autorisée. De manière générale, cette autorisation est donné avec l' | ||
| + | * Les modifications et leur auteur sont traçables dans la Dokuwiki (sous " | ||
| + | * **Les documents sont valables seulement sous forme électronique, | ||
| + | |||
| + | ==== Maîtrise des enregistrements ==== | ||
| + | De manière générale, nos **enregistrements** sont maîtrisés comme suit: | ||
| + | * Ils sont enregistrés par l' | ||
| + | * La décision sur la forme de l' | ||
| + | * Cette décision est documentée, | ||
| + | * La durée de la conservation des enregistrements et leur destruction est déterminée selon nécessité, | ||
| + | * La durée de la conservation est documentée, | ||
| + | |||
| + | |||
| + | ===== Risques et opportunités y relatifs ===== | ||
| + | * Opportunité: | ||
| + | * Mesure: encourager les collaborateurs à contribuer à cette Wiki. | ||
| + | * Mesure: ne pas hésiter à ajouter des commentaires, | ||
| + | |||
| + | * Risque: une partie de la documentation devient obsolète. | ||
| + | * Analyse: Un document **clé** qui devient obsolète sera de toute façon retiré rapidement. Pour les autres documents, la probabilité d'une conséquence grave est minime, il convient donc de la mettre à jour à temps. | ||
| + | * Mesure: revue régulière. Si nécessaire, | ||
| + | * Mesure: Lors de l' | ||
| + | |||
| + | * Risque: duplication du contenu | ||
| + | * Analyse: Une partie de la Wiki est la copie directe d'une ancienne documentation écrite, il est donc possible de trouver des textes qui se réfèrent au même sujet mais sous une autre forme (p.ex. textes sur la maîtrise des risques et sur la prévention d' | ||
| + | * Impact: la probabilité d'une conséquence grave causé par un tel doublon est minime. | ||
| + | * Mesure: revue et mise à jour selon besoin, cf. ci-dessus. | ||
| + | |||
| + | * Risque: instructions pas claires par rapport aux enregistrements | ||
| + | * Analyse: lors de la documentation d'un processus, il est possible que l'on oublie de spécifier des détails du stockage/ | ||
| + | * Impact: Nos collaborateur maîtrisent leurs processus et savent où ils stockage/ | ||
| + | * Mesure: lors d'une revue d'une procédure, vérifier si des enregistrements sont crées et clarifier leur stockage/ | ||
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